Abschlagszahlung nach VOB/B: einfach erklärt für Auftragnehmer

Einleitung

Bei Bau- und projektbasierten Leistungen entscheidet der Zeitpunkt der Zahlung oft stärker über den wirtschaftlichen Erfolg als die eigentliche Marge. Die Abschlagszahlung nach VOB/B stellt sicher, dass erbrachte Leistungen nicht erst am Projektende vergütet werden, sondern bereits während der Ausführung Liquidität schaffen.

Trotzdem kommt es in der Praxis häufig zu:

  • verspäteten Zahlungen
  • gekürzten Abschlägen
  • unklaren Einbehalten
  • Streit über Leistungsstände

Dieser Ratgeber erklärt verständlich:

  • wann ein Anspruch auf Abschlagszahlung besteht
  • welche Regeln die VOB/B vorgibt
  • welche Fristen gelten
  • welche Fehler Auftragnehmer vermeiden sollten
  • wie digitale Werkzeuge den Zahlungsprozess strukturieren

Was bedeutet Abschlagszahlung nach VOB/B?

Die Abschlagszahlung ist eine Teilvergütung für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines laufenden Projekts.

Ziel:

  • Finanzierung der laufenden Kosten
  • Vermeidung vollständiger Vorleistung durch den Auftragnehmer
  • gleichmäßiger Zahlungsfluss über die Projektlaufzeit

Im Unterschied zur Schlussrechnung erfolgt die Zahlung nicht erst nach vollständiger Fertigstellung, sondern parallel zum Bau- oder Projektfortschritt.

Gesetzliche Grundlage in der VOB/B

Die maßgebliche Regelung findet sich in § 16 VOB/B.

Danach gilt grundsätzlich:

  • Auftragnehmer können Abschlagszahlungen für nachgewiesene Leistungen verlangen.
  • Grundlage ist der tatsächliche Leistungsstand.
  • Der Auftraggeber darf die Rechnung prüfen, bevor er zahlt.
  • Für Zahlungen gelten vertraglich festgelegte Fristen.

Entscheidend ist immer:

Der konkrete Bau- oder Projektvertrag. Die VOB/B schafft einen Rahmen, ersetzt aber nicht individuelle Vereinbarungen.

Unterschied zwischen BGB und VOB/B

Sowohl das BGB (§ 632a) als auch die VOB/B (§ 16) regeln Abschlagszahlungen, jedoch mit unterschiedlichem Fokus.

BGB

  • allgemeines Werkvertragsrecht
  • Anspruch auf Abschläge für vertragsgemäß erbrachte Leistungen
  • weniger detaillierte Zahlungsregeln

VOB/B

  • speziell für Bauverträge entwickelt
  • klare Prüf- und Zahlungsfristen
  • detaillierte Regelungen zu Einbehalten und Sicherheiten

In der Praxis wird bei Bauprojekten häufig die VOB/B vertraglich vereinbart, weil sie den Zahlungsablauf präziser strukturiert.

Wann besteht ein Anspruch auf Abschlagszahlung?

Ein Anspruch entsteht typischerweise, wenn:

  • eine Teilleistung vollständig erbracht wurde
  • diese Leistung vertragsgemäß nachweisbar ist
  • eine prüfbare Abschlagsrechnung vorliegt

Fehlt einer dieser Punkte, kann der Auftraggeber die Zahlung verzögern oder kürzen.

Besonders wichtig ist daher: Eine klare, nachvollziehbare Dokumentation des Leistungsstands.

Welche Fristen gelten für Abschlagszahlungen?

Die konkreten Fristen ergeben sich aus:

  • dem Bau- oder Projektvertrag
  • ergänzenden Regelungen der VOB/B

Typischer Ablauf in der Praxis:

  1. Abschlagsrechnung wird gestellt.
  2. Auftraggeber prüft die Rechnung.
  3. Zahlung erfolgt innerhalb der vereinbarten Frist.

Kommt es zu Verzögerungen, entstehen schnell Liquiditätsengpässe beim Auftragnehmer.

Einbehalte und Sicherheiten in der Praxis

Häufig werden Teile der Abschlagszahlung nicht vollständig ausgezahlt, sondern einbehalten, zum Beispiel:

  • Gewährleistungseinbehalt
  • Sicherheitseinbehalt
  • vertraglich vereinbarte Bürgschaften

Wichtig:

  • Einbehalte müssen vertraglich geregelt sein.
  • Höhe und Freigabezeitpunkt sollten klar dokumentiert werden.

Unklare Einbehalte gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern.

Typische Fehler bei Abschlagsrechnungen nach VOB/B

1. Rechnung nicht prüfbar

Fehlende Mengenangaben oder kein Bezug zum Leistungsverzeichnis führen zu Verzögerungen.

2. Leistungsstand falsch eingeschätzt

Zu hohe Abschläge werden gekürzt, zu niedrige gefährden die Liquidität.

3. Einbehalte nicht sauber nachverfolgt

Ohne Übersicht gehen Beträge verloren oder werden zu spät eingefordert.

4. Manuelle Verwaltung über Excel

  • Versionsprobleme
  • Rechenfehler
  • fehlender Gesamtüberblick über Projekte

Diese Fehler kosten Zeit, Geld und Vertrauen.

Wirtschaftliche Bedeutung regelmäßiger Abschlagszahlungen

Gerade bei langen Projekten bestimmen Abschlagszahlungen den operativen Cashflow.

Ohne strukturierte Abschläge entstehen:

  • hohe Vorfinanzierungskosten
  • steigender Finanzierungsbedarf
  • erhöhtes Insolvenzrisiko bei Verzögerungen

Regelmäßige, korrekt gestellte Abschlagsrechnungen sind daher ein zentraler Bestandteil gesunder Projektfinanzen.

Digitale Unterstützung bei Abschlagszahlungen

Mit zunehmender Projektanzahl steigt der Verwaltungsaufwand deutlich.

Digitale Lösungen ermöglichen:

  • Überblick über alle Projekte und Zahlungsstände
  • automatische Berechnung von Abschlägen
  • Tracking von Einbehalten und Restforderungen
  • schnellere Rechnungsstellung
  • transparente Dokumentation gegenüber Auftraggebern

Dadurch verschiebt sich der Fokus von manueller Verwaltung hin zu aktiver Liquiditätssteuerung.

Software für projektbasierte Abschlagsabrechnung

Spezialisierte Software bündelt:

  • Projektverwaltung
  • Abschlags- und Schlussrechnungen
  • Zahlungs-Tracking
  • Cashflow-Übersichten

Eine mögliche Lösung ist AbschlagPro– eine Software zur Verwaltung von Abschlagszahlungen und Projekt-Liquidität über mehrere laufende Projekte hinweg.

Der praktische Nutzen liegt insbesondere in:

  • reduziertem Verwaltungsaufwand
  • klarer Übersicht über offene Forderungen
  • besser planbarer Liquidität

Digitale Werkzeuge ersetzen keine vertraglichen Regelungen, erleichtern jedoch die operative Umsetzung im Alltag erheblich.

FAQ zur Abschlagszahlung nach VOB/B

Muss die VOB/B im Vertrag stehen?
Ja. Die VOB/B gilt nur, wenn sie wirksam vertraglich vereinbart wurde.
Kann der Auftraggeber eine Abschlagszahlung verweigern?
Nur, wenn die Leistung nicht nachgewiesen, nicht vertragsgemäß oder die Rechnung nicht prüfbar ist.
Wie hoch darf ein Einbehalt sein?
Die Höhe richtet sich nach der vertraglichen Vereinbarung.
Sind Abschlagszahlungen auch außerhalb des Bauwesens üblich?
Ja. Auch andere projektbasierte Branchen nutzen Teilzahlungen zur Sicherung der Liquidität.
Hilft Software bei der Durchsetzung von Abschlagszahlungen?
Software erleichtert vor allem Dokumentation, Übersicht und Rechnungsstellung, was indirekt zu schnelleren Zahlungen führen kann.

Fazit

Die Abschlagszahlung nach VOB/B ist ein zentrales Instrument zur Finanzierung laufender Bau- und Projektleistungen. Ein klar nachgewiesener Leistungsstand, prüfbare Rechnungen und transparente Einbehalte entscheiden darüber, ob Zahlungen reibungslos erfolgen.

Digitale Lösungen können den administrativen Aufwand deutlich reduzieren und helfen, die Liquidität über mehrere Projekte hinweg sicher zu steuern.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.