Liquidität planen im Projekt: so behältst du Cashflow im Griff

Einleitung

Viele Projekte sind auf dem Papier profitabel und trotzdem wird es eng auf dem Konto. Der Grund ist fast immer Cashflow: Ausgaben laufen sofort, Einnahmen kommen spät. Abschlagsrechnungen sind das zentrale Gegenmittel – aber nur, wenn sie geplant und konsequent nachverfolgt werden.

Dieser Artikel zeigt:

wo Liquiditätslücken entstehen
welche Kennzahlen im Projektgeschäft wirklich zählen
eine einfache Planungsmethode
wie Abschlagsrechnungen in die Planung gehören
wie Software den Überblick stabilisiert

Warum Liquidität in Projekten kippt

Typische Muster:

Material/Personal: sofortige Kosten
Nachunternehmer: Zahlungsziele kurz
Auftraggeber: Prüfung + Freigabe + Zahlungslauf
Nachträge: werden spät beschlossen und spät bezahlt

Selbst kleine Verzögerungen (1–2 Wochen) können bei mehreren Projekten parallel zu großen Lücken führen.

Die 3 wichtigsten Cashflow-Größen

1) Offene Forderungen

Was ist gestellt, aber noch nicht bezahlt?

2) Offene Leistungen (noch nicht abgerechnet)

Was ist bereits erbracht, aber noch nicht in einer Abschlagsrechnung drin?

3) Verpflichtungen (nächste 30 Tage)

Löhne, Materialrechnungen, Nachunternehmer, Miete, Leasing.

Wer diese drei Größen wöchentlich sieht, steuert Liquidität aktiv.

Einfache Methode: 4-Wochen-Cashflow-Plan

Erstelle pro Projekt (oder gesamt) für die nächsten 4 Wochen:

erwartete Einzahlungen (geplant nach Abschlägen + Zahlungslauf)
erwartete Auszahlungen (fix + projektbezogen)
Puffer (z. B. 10–15%)

Wichtig: Einzahlungen nicht „optimistisch“, sondern realistisch nach Prüf- und Zahlungslauf ansetzen.

Abschlagsrechnungen als Steuerinstrument

Abschläge sind nicht nur „Rechnung schreiben“, sondern:

Terminierung (wann stelle ich?)
Nachweis (was liefere ich mit?)
Freigabeprozess (wer unterschreibt?)
Nachfassen (wann eskaliere ich?)

Ein guter Standard:

fixer Stichtag pro Woche/Monat für Leistungsstand
feste Rechnungsstellung 24–48h danach
definierter Nachfassrhythmus (z. B. Tag 7, Tag 14)

Praxisbeispiel: Warum 1 Woche Verzug teuer wird

3 laufende Projekte, jeweils 50.000 EUR monatlicher Abschlag geplant.

Wenn 1 Abschlag um 7 Tage rutscht:

50.000 EUR fehlen kurzfristig
gleichzeitig laufen Lohn + Material weiter

Wenn 2 Abschläge gleichzeitig rutschen, wird daraus schnell ein Kreditproblem.

Typische Fehler in der Liquiditätsplanung

Abschläge werden „bei Gelegenheit“ geschrieben
keine Übersicht der offenen Leistungen (unabgerechnet)
Einbehalte werden vergessen und fehlen im Plan
Zahlungen werden nicht sauber zugeordnet (welches Projekt?)
keine klare Verantwortung für Nachfassen

Digitaler Überblick statt Excel-Versionen

Ein System hilft, wenn es:

pro Projekt offenen Betrag, gestellt/bezahlt Status zeigt
unabgerechnete Leistungen sichtbar macht (oder zumindest geplante Abschläge)
Einbehalte separat ausweist
Erinnerungen/To-dos für Nachfassen unterstützt
Reports für Gesamtliquidität liefert

AbschlagPro ist eine mögliche Lösung, um projektbasiert Abschläge, Zahlungen und Einbehalte zusammenzuhalten und den Cashflow pro Projekt zu steuern.

FAQ

Welche Kennzahl ist am wichtigsten?: Offene Forderungen + unabgerechnete Leistungen – das ist dein „nächster Cash“.
Wie oft sollte ich Liquidität planen?: Mindestens wöchentlich, bei vielen Projekten 2x pro Woche.
Reicht ein Zahlungsziel auf der Rechnung?: Nein, der Freigabeprozess entscheidet. Prüfbarkeit ist der Hebel.
Was ist der größte Hebel für schnelleres Geld?: Standardisierte, prüfbare Abschlagsrechnungen + konsequentes Nachfassen.
Sind Einbehalte relevant für Liquiditätsplanung?: Ja, weil sie real fehlendes Geld sind. Sie müssen als gebundenes Kapital sichtbar sein.

Fazit

Liquidität im Projektgeschäft ist steuerbar, wenn Abschlagsrechnungen geplant, nachweisbar und konsequent verfolgt werden. Ein 4-Wochen-Plan plus klare Standards für Rechnungsstellung und Nachfassen verhindert die meisten Engpässe.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.